Un modelo de sistema de información para la eficiencia en la gestión de las organizaciones

Resumen

El trabajo realizado trata de responder a la pregunta básica de cómo deberían ser los sistemas de información para ser útiles a las organizaciones y permitirles aumentar la eficiencia en su gestión. Una organización eficiente es aquella que comprende cuales son las necesidades de sus grupos de interés y es capaz de satisfacer sus requerimientos presentes y futuros, para obtener resultados positivos de forma sostenible en el tiempo. Disponer de información relevante y contextualizada de todos los ámbitos de su actividad así como del entorno, y de sus procesos o servicios es una variable de gestión clave para la organización a la hora de conseguir este objetivo. En un entorno de crisis global e incertidumbre, las organizaciones buscan la eficiencia para ser más competitivas y generar más valor en sus actividades. Implantar un sistema de información facilita que la organización aprenda, que haya una retroalimentación permanente y que se mejoren los sistemas de toma de decisiones fundamentados en datos. Se trata de una herramienta esencial para los procesos de planificación, ejecución y revisión orientados a la mejora continua de la organización, como camino hacia la excelencia. Los sistemas de información obtienen grandes cantidades de datos de cada vez más fuentes de información. Este trabajo de investigación presenta un modelo para recoger estos datos y colocarlos de una forma estructurada, preparándolos para aplicar técnicas de análisis estadístico apropiadas, presentando los resultados mediante componentes de visualización de información, y elaborando con todo ello un sistema de informes que se publiquen en un portal de informes único y accesible. Estas partes del modelo se presentan para ser implantadas de forma desacoplada permitiendo así su actualización y mejora asíncrona sin alterar el resultado final. La validación del modelo, que se presenta como modelo SIEGO, se ha realizado para cada una de sus dimensiones –medir, analizar, visualizar, informar y publicar- comprobando hasta qué punto la organización que lo haya implantado, en todo o en parte, percibe una mejora en sus resultados. Para ello se ha llevado a cabo un estudio empírico basado en los datos de una encuesta dirigida a empresas y organizaciones españolas de distintos sectores, tamaños y ámbitos geográficos. Los resultados de la encuesta muestran un grado de implantación desigual en el desarrollo de los sistemas de información en las organizaciones evaluadas. Destaca la aplicación casi generalizada de la dimensión de medición y recopilación de datos y de la dimensión de elaboración de informes, aunque no ocurre lo mismo con las dimensiones de visualización y de análisis estadístico, cuya utilización se ve muy influenciada por la existencia de herramientas informáticas más sofisticadas y de recursos humanos con mayor nivel de cualificación técnica. Por último, la dimensión de publicación de informes, con percibirse como importante, no se desarrolla. Se ha buscado medir el impacto que la implantación de un sistema como el modelo SIEGO tiene en el proceso de toma de decisiones de la organización, y hay unanimidad por parte de las organizaciones encuestadas en que se produce una reducción de los tiempos de respuesta ante cualquier solicitud de información. Este resultado lleva a la organización a un nivel mayor de eficiencia. La orientación del sistema de información hacia la planificación estratégica mejora la percepción de resultados de las organizaciones, y esto se hace más plausible en organizaciones que han adoptado modelos de gestión de excelencia como el modelo EFQM. El modelo presentado, posibilita el análisis del pasado, el conocimiento del presente y aporta su máximo valor en la predicción del futuro de la organización.